White Paper

Den Prozess neu denken, bevor man ihn neu baut

Gewachsene Prozesse haben eine Eigenschaft, die sie schwer veränderbar macht: Sie sind so eng mit bestehenden Systemen, Rollen und Routinen verwoben, dass jede Diskussion über Verbesserung sofort an „Geht nicht, weil…" stößt. White Paper Prozessdesign durchbricht diese Logik. Die Methode beginnt mit einem leeren Blatt – dem White Paper – und entwickelt im Workshop einen idealen Sollprozess, ohne sich zunächst von bestehenden Strukturen einschränken zu lassen. Erst wenn die ideale Abfolge steht, folgt der Realitätscheck mit organisatorischen, rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen. Was die Methode von klassischer Prozessoptimierung unterscheidet: Sie fragt nicht „Wie machen wir das Bestehende besser?", sondern „Wie sähe der Prozess aus, wenn wir ihn heute sinnvoll neu gestalten würden?"

Anwendung

White Paper Prozessdesign eignet sich überall dort, wo inkrementelle Optimierung an ihre Grenzen stößt und ein grundsätzliches Neudenken nötig ist.

• Prozessneugestaltung oder Re-Design nach Reorganisationen oder Systemwechseln
• Zusammenführung oder Vereinheitlichung von Prozessen aus verschiedenen Bereichen oder Standorten
• Vorbereitung auf Digitalisierungs- oder Automatisierungsvorhaben, bevor IT-Entscheidungen fallen
• Bei Prozessen, die so „gewachsen" sind, dass kleine Anpassungen keine Wirkung mehr zeigen
• Vor Einführung neuer Qualitätsmanagementsysteme oder regulatorischer Anforderungen

Vorgehen

1. Ziel und Rahmen klären. Welche Wertschöpfung soll der Prozess leisten? Wer ist der Kunde: intern oder extern? Wo beginnt der Prozess, wo endet er? In dieser Phase keine Diskussion über Systeme, Tools oder Organisation.
2. Ideal-Prozess entwerfen. Die ideale, schlanke Abfolge von Tätigkeiten gemeinsam im Team erarbeiten, ohne zu unterscheiden, wer die Schritte später ausführen wird. Auch Varianten und Alternativen können nebeneinander stehen bleiben.
3. Rollen und Schnittstellen ergänzen. Erst jetzt werden Verantwortlichkeiten grob zugeordnet und Informations- sowie Dokumentenflüsse skizziert. Medienbrüche und Übergaben werden bewusst markiert.
4. Realitätscheck durchführen. Der Ideal-Prozess wird gegen organisatorische, rechtliche und technische Rahmenbedingungen geprüft. Vorbehalte, Risiken und notwendige Anpassungen werden dokumentiert. Ziel ist nicht der Kompromiss aus Gewohnheit, sondern der bestmögliche realistische Sollprozess.
5. Soll-Prozess detaillieren. Der ausgewählte Ideal-Prozess wird konkretisiert: Fallunterscheidungen, Entscheidungskriterien, Eskalationswege und genaue Verantwortlichkeiten werden festgelegt.
6. In formale Modelle überführen. Der Sollprozess wird in eine geeignete Darstellung übersetzt, z.B. BPMN, und in die Maßnahmen-, IT- oder Projektplanung übergeben.

Einschätzung aus dem Berateralltag

White Paper Prozessdesign ist eine der wirkungsvollsten Methoden, um Prozesse grundlegend neu zu denken, aber sie ist anspruchsvoll in der Moderation und nicht für jedes Verbesserungsthema geeignet. Die größte Falle ist der unrealistische Wunschprozess: Wer den Realitätscheck zu spät oder zu zaghaft durchführt, entwickelt elegante Konzepte, die in der Umsetzung scheitern. Auf der anderen Seite lauert die umgekehrte Falle: der Ideal-Prozess wird zu früh durch „Geht nicht, weil…"-Einwände eingeschränkt und der Mehrwert der Methode geht verloren. Eine erfahrene Moderation, die diese Balance hält, ist entscheidend. Außerdem ist die Methode nicht für Feinoptimierung gedacht. Wer einen stabilen Prozess um wenige Prozent verbessern will, sollte zu klassischer Prozessanalyse greifen. Und schließlich: Der größte Mehrwert entsteht, wenn White Paper Prozessdesign vor IT- oder Organisationsentscheidungen eingesetzt wird und nicht danach. Wer den Prozess erst gestaltet, nachdem die Software ausgewählt wurde, hat den Spielraum bereits verloren.