Swimlane

Wer macht was und wo geht es schief?

Ein Flussdiagramm zeigt, was in einem Prozess passiert. Ein Swimlane-Diagramm zeigt zusätzlich, wer es tut und wer die Verantwortung an wen übergibt. Genau dieser Unterschied ist entscheidend: Die meisten Prozessprobleme entstehen nicht innerhalb eines Schrittes, sondern zwischen ihnen. An den Übergaben. An den Stellen, wo ein Pfeil eine Linie zwischen zwei Bahnen überschreitet und plötzlich unklar ist, wer jetzt zuständig ist. Das Swimlane-Diagramm macht diese Übergabepunkte sichtbar: visuell, eindeutig, für alle nachvollziehbar. Es unterteilt den Prozessfluss in horizontale oder vertikale „Bahnen" (engl. lanes), die jeweils eine Rolle, Abteilung oder Person repräsentieren. Das Ergebnis ist eine Darstellung, die zwei Fragen gleichzeitig beantwortet: Was passiert – und wer ist dafür verantwortlich?

Anwendung

Immer dann, wenn mehr als eine Person oder Abteilung an einem Prozess beteiligt ist und Klarheit über Verantwortlichkeiten und Schnittstellen fehlt.

Vorgehen

  1. Prozessumfang und Ziel klären. Wo beginnt der Prozess, wo endet er? Was ist der auslösende Impuls, was das angestrebte Ergebnis? Diese Fragen zuerst beantworten, bevor das erste Rechteck gezeichnet wird.
  2. Bahnen definieren. Eine Lane pro Akteur: Rolle, Abteilung, Person oder auch System. Lieber eine Lane mehr als eine zu wenig, aber nicht mehr als sechs Bahnen, sonst wird das Diagramm unlesbar.
  3. Prozessschritte erfassen und zuordnen. Alle Aktivitäten, Entscheidungen und Ereignisse werden in die passende Bahn in zeitlicher Reihenfolge von links nach rechts eingetragen.
  4. Übergaben sichtbar machen. Überall, wo ein Pfeil eine Linie zwischen zwei Bahnen überschreitet, findet eine Übergabe statt. Diese Stellen besonders kennzeichnen. Sie sind die häufigsten Fehlerquellen und verdienen die meiste Aufmerksamkeit.
  5. Validieren – mit denen, die den Prozess kennen. Das fertige Diagramm wird mit allen Beteiligten geprüft. Das Ziel: alle sagen „Genau so läuft es bei uns." Nicht: „So sollte es laufen." Der Unterschied zwischen beiden Aussagen ist das eigentliche Verbesserungspotenzial.
  6. Dokumentieren und aktuell halten. Das Diagramm wird in ein geeignetes Tool überführt und bei Prozessänderungen konsequent aktualisiert. Ein veraltetes Swimlane-Diagramm ist irreführender als gar keines.

Einschätzung aus dem Berateralltag

Das Swimlane-Diagramm ist eines der klarsten Werkzeuge, um Prozesse mit Verantwortlichkeiten zu verbinden und genau darin liegt seine Stärke. Es macht sichtbar, was in rein textuellen Beschreibungen oder tabellarischen Darstellungen unsichtbar bleibt: Wer übergibt wann an wen, und wo entstehen dabei Lücken. Was es nicht leistet: Es enthält keine quantitativen Informationen. Durchlaufzeiten, Fehlerquoten oder Kosten sind im Swimlane-Diagramm nicht abgebildet. Ein weiteres Limit: Je komplexer der Prozess, desto schneller wird das Diagramm unübersichtlich. Mehr als sechs Bahnen oder mehr als 15 Schritte sind ein Signal, den Prozess in Teilprozesse zu zerlegen. Und schließlich: Wie jede Prozessdarstellung bildet das Swimlane-Diagramm nur ab, was man ihm sagt. Wer es am Schreibtisch erstellt, statt mit den Menschen, die den Prozess täglich leben, bekommt kein Abbild der Realität.